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Au secours, je dois animer une réunion !

Animer une réunion ne signifie pas seulement inviter les collègues et discuter autour d’une table. Pour son bon déroulement il faut la préparer en amont. Voici 10 astuces qui permettront à votre réunion d’être productive et intéressante.

 

  • Le choix des participants :

Pour que tout le monde trouve sa place pendant la réunion et que les participants soient intéressés il est nécessaire de n’inviter que les personnes directement concernées par le sujet. Si certains collaborateurs sont concernés de loin, il vous suffira de leur envoyer le compte rendu par la suite (cf. astuce numéro 9).

 

  • Le choix du lieu :

Le choix du lieu est très important ! Si vous faites une réunion à 6 dans une salle de 100m² les participants risquent de ne pas être à l’aise. À l’inverse organiser une réunion avec beaucoup de participants dans une salle trop petite où tous n’auraient pas de place assise,  pourrait aussi créer un mauvais climat. Il faut donc bien choisir la taille de la salle et préférer un endroit neutre différent du bureau où vous travaillez habituellement. Par ailleurs il faut éviter d’organiser une réunion déjeuner. On bosse où on déjeune mais on ne fait  pas les deux à la fois.

 

  • Envoi de l’ordre du jour en amont :

Afin que tout le monde arrive à la réunion averti de ce sur quoi elle va porter. Vous devez, en tant qu’animateur de réunion, veiller à envoyer par mail à tous les participants l’ordre du jour détaillé. Ainsi ils pourront se préparer et la réunion n’en sera que plus efficace. Vous pouvez également y indiquer la durée de la réunion ainsi que son lieu.

 

 

  • Présentation et tour de table :

Assurez-vous avant de commencer la réunion que tout le monde se connaît. Si ce n’est pas le cas, proposez un tour de table. Vous ne perdrez pas de temps, cela permettra aux participants d’être plus à l’aise et évitera  les bavardages pendant la réunion pour savoir qui est qui.

 

 

  • Introduction et rappel des fondamentaux :

Après ce tour de table, il est temps de commencer la réunion, introduisez la en rappelant les points fondamentaux à aborder. Pour instaurer un climat bienveillant n’hésitez pas à préciser que chacun a le droit à la parole et qu’il s’agit d’un moment d’échange.

 

 

  • Les urgences d’abord :

On commence toujours une réunion par les sujets les plus urgents et les plus importants car c’est au début que l’attention est à son maximum. On relègue à la fin de la réunion les sujets les plus légers.

 

 

 

  • Assurer des échanges équilibrés :

En tant qu’animateur de la réunion vous êtes un peu comme le  maître du jeu. C’est votre rôle de veiller à ce que chacun ait la parole de manière équitable. Certains auront tendance à monopoliser l’attention, c’est à vous de veiller à ce que cela ne se produise pas.

 

 

  • Éviter de faire durer la réunion :

Pour qu’une réunion ait une chance d’être efficace il y a des jours et des heures à éviter. Il est déconseillé de faire une réunion juste après manger ou après 18h : la concentration n’est jamais au top à ces heures-là. On évitera aussi le lundi matin et le vendredi après-midi. Il y a deux pics d’attention connus dans la journée, 11h et 16h.

Abstenez-vous de tirer les choses en longueur et de retenir les participants 30 minutes de plus que prévu. Un être humain a une capacité de concentration de 45 minutes voir 1 heure maximum. Au-delà il perd de son efficacité.

 

 

  • Le compte rendu :

À la fin d’une réunion il est préférable de rédiger un compte rendu. Au plus tôt il est fait au plus les idées et décisions seront encore fraîches dans votre tête. Dans le compte rendu il faut reprendre les points importants qui ont été abordés.  Vous pouvez aussi y noter les remarques et les questionnements auxquels vous avez été confrontés mais qui n’étaient pas à l’ordre du jour.

 

 

  • Le questionnaire :

Vous pouvez joindre au compte rendu un questionnaire. Il jugera de l’intérêt de la réunion, la qualité des échanges, la gestion du temps de parole et le respect de l’ordre du jour. Cela permettra d’améliorer vos prochaines réunions et de montrer à vos collaborateurs que leur avis compte.

 

 

 

 

 

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