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La « To do list », nouvelle arme de destruction du stress au travail ?

To do list

Qui ne s’est jamais couché en pensant avoir oublié quelquechose à faire de très important ? Et qui ne s’est jamais réveillé en pleine nuit en se disant, surtout, demain, n’oublie pas d’appeler le DRH pour les congés ? Ménage, repassage, lessive, préparer l’apéro… Qui n’a jamais fait une liste des choses à faire  à la maison sur une journée afin d’organiser celle-ci, mais également être sûr de ne rien oublier ?

Fini les oublis, les montées de stress ou les pertes de temps, la « To-do list » est là pour nous aider… ou pas !

Si certaines personnes aiment travailler dans l’urgence, d’autres aiment éviter le stress et cherchent à organiser au mieux leur temps de travail. Cet outil peut se présenter sous la forme d’un post-it, d’une simple feuille de papier, d’un fichier informatique ou encore d’une application smartphone. Cette « To do list » peut permettre d’aider certaines personnes, non seulement au niveau organisationnel, mais aussi à reprendre la main sur leur emploi du temps, et donc à réduire le stress. Pour le Docteur Eric Albert, directeur de l’Institut Français d’Action sur le Stress (IFAS), ces « To do Lists » permettent de passer du mode « réaction » au mode « action », et ainsi de prendre le contrôle de sa journée de travail.

Mais la To do List n’a pas que des « bons côtés ». En effet, elle peut vite devenir une accumulation de choses à faire et ainsi avoir l’effet contraire à celui souhaité : le découragement devant la tonne de travail à faire… Ces listes se traînent de jour en jour, et chaque jour, de nouvelles choses s’ajoutent à celles qui n’avaient pu être faites la veille. Jamais terminées, toujours reportées, ces listes sont aussi souvent génératrices de culpabilité et de pression devant toutes les tâches qu’il reste à accomplir.

Si toutefois vous êtes un adepte de la « To-do List », quelques principes d’élaboration doivent être respectés …

–          N’inscrire sur cette liste que des tâches concrètes et factuelles :

Eviter les « élaborer un nouveau projet », « obtenir les félicitations du boss », « décrocher un sourire à ma nouvelle collègue, si mignonne et célibataire… », et préférez les « organiser mon équipe de travail pour le projet X », « rappeler Mme Y et lui faire une nouvelle proposition commerciale » ou encore « rédiger le compte rendu de la dernière assemblée générale ».

–          Prioriser ces tâches :

2 critères sont à prendre en compte : l’importance et l’urgence. « L’urgence est fluctuante et se caractérise par le fait qu’elle doit être réalisée à de brèves échéances. L’importance est permanente. Sa non-réalisation peut entraîner des conséquences graves ».

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–          Déterminer la durée à accorder à chacune des tâches

Si une tâche est trop longue, la séparer en plusieurs missions. Ceci afin d’éviter la procrastination.

La caractéristique principale de la « To-do list » est son côté évolutif. Elle doit être modifiée chaque jour ou chaque semaine selon le rythme que l’on s’impose. A ce niveau, on préférera la « To do list » hebdomadaire, moins culpabilisante que la quotidienne pour le salarié qui n’a pas rempli toutes les tâches prévues sur sa journée.

D’autres listes peuvent venir remplacer les choses à faire, comme la « Check List » ou la « Done List », qui reprend les choses accomplies durant la journée, bien plus valorisante que la « To do List » et son côté culpabilisant…

Maintenant, chacun est libre d’adopter la liste qu’il souhaite, l’important reste les réalisations, les actions, les initiatives. Enfin concernant la gestion de son temps, « le meilleur moyen de gagner du temps c’est de ne pas en perdre » alors stop à la réflexion, place à l’action !

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