Accueil > Mieux vivre au travail > Efficacité professionnelle > L’organisation et moi ça fait deux. Help !

L’organisation et moi ça fait deux. Help !

mal organisée

Chaque soir, certaines missions sont remises au lendemain. Les jours se suivent et malheureusement, se ressemblent : vous êtes en retard. Si la qualité de votre travail et de votre implication n’est pas à remettre en cause, peut-être que cela provient d’autre part… Au hasard, de votre organisation ! Non ce n’était pas très dur à deviner.
Dur d’avouer que celle-ci soit défaillante à une époque comme la nôtre où chacun se doit d’être multi-fonction et super-efficace. Alors on se trouve des excuses, on promet de changer les choses. Puis on oublie et on recommence.

Quelques pistes pour révolutionner votre organisation !


Des extensions de mémoire

Votre cerveau, même si vous l’entraînez quotidiennement à l’aide de mots-fléchés ou de sudoku, possède ses propres limites au-delà desquelles il décide tout simplement d’oublier pour faire de la place. Sauf peut-être celui des moines Shaolin. Eux ont certainement la mémoire aussi musclée que leur corps et leur volonté.

Utilisez donc ces extensions de mémoire bien pratiques appelés agenda. Et si vous en possédez un, mais qu’il est vierge de toute annotation… Eh bien il faudra vous accoutumer à son utilisation.
Non, vous n’avez pas d’autre choix que de prendre de nouvelles bonnes habitudes !

Une liste !

Elles vous aideront à visualiser clairement les tâches que vous devez accomplir. Et vous donneront la satisfaction de rayer d’un magnifique trait de crayon celles que vous avez terminées. En clair, la satisfaction d’avancer et du travail accompli. Attention toutefois au piège de remplir une liste journalière avec des dizaines de missions. D’une part, vous n’arriverez pas à tout faire en une journée de travail. Et d’autre part, cette liste longue comme le bras d’un orang-outan vous découragera avant même que vous ayez commencé à vous mettre au travail.

orang-outan
Hello. Je suis ta To-do list.

Pour chaque liste, privilégiez trois missions principales à réaliser absolument sur une journée. Et en supplément, prévoyez-en deux « annexes », au cas où.
Vous pouvez faire de même sur une semaine – en augmentant bien entendu le nombre de missions, l’idée étant de travailler quand même un peu. Mais si vous faites cela, prenez garde à la procrastination !

Ne vous laissez pas distraire

Lorsqu’on travaille, il est rare qu’on le fasse dans un caisson d’isolation sensorielle. Conversations, téléphone et surtout internet sont autant de facteurs de distraction qui peuvent faire mal à l’organisation. L’hyper-connectivité est certes un bon moyen de se tenir au courant de ce qui se passe dans votre vie privée et professionnelle, mais justement, cela vous décentre de votre préoccupation actuelle et vous fait perdre votre temps.

je n'entends rien !
Oui bon. Vous comprenez l’idée.

Essayez de vous aménager des zones « blanches » durant lesquelles toutes les alertes, qu’il s’agisse de mails – qui ne seront consultés que deux ou trois fois par jour, ou de notifications de vos amis qui vous invitent à jouer à Candy Crush, sont désactivées.

Se couper du réseau peut faire des merveilles sur votre productivité. Pour preuve, cet article a été écrit sans aucune distraction numérique et d’une traite ! Et pour ce qui est des discussions de vos collègues… Il n’existe malheureusement encore aucun bouton mute pour pallier ce problème. Il faudra donc adopter le casque ou les bouchons d’oreille !

Prenez le temps de vous organiser

Souvent, on se sent stressé, oppressé par le temps qui file à toute allure et les deadlines qui approchent impitoyablement. Ces fichues deadlines… Et on a tendance dès son arrivée au bureau à reprendre le fil de l’action sans prendre le temps de poser les choses.

Or, que sont dix ou quinze minutes dans une journée de travail, surtout si votre efficacité n’en est que meilleure par la suite ? Il faut prendre ce temps chaque matin pour planifier votre journée en fonction des impératifs qui le sont plus que d’autres. Dans ce planning, prévoyez quand même une ou deux plages vierges à caser dans votre journée en cas d’imprévu. Et là, vous pourrez crier victoire.

Tout est-il vraiment urgent ?

Sauf si vous êtes chef des armées de notre pays ou bien responsable d’une grande entreprise – ou seulement très en retard, vous avez toujours la possibilité de différencier les missions très urgentes de celles qui ne le sont pas.

Noter les deadlines sur votre agenda vous permettra de travailler l’esprit tranquille sur des missions en fonction de l’imminence de la date butoir. Eh oui, encore ce précieux outil ! Et si vous ne connaissez pas parfaitement ces fameuses dates, il ne vous reste qu’à demander à un collègue de vous rafraîchir la mémoire ! Histoire de repartir sur des bases saines. C’est important, les bases saines.

Sachez dire non

Mieux : osez dire non ! Ça ressemble beaucoup à un slogan syndical, j’en suis consciente. Mais si vous êtes tout juste question organisation, accepter de nouvelles responsabilités ou missions est périlleux pour vous. L’idée n’est pas de refuser catégoriquement et sèchement une demande, surtout si elle émane du boss en personne, mais d’expliquer votre situation posément à la personne qui requiert votre participation à son projet.

grumpy-cat no

Faites des pauses

Rien de tel qu’une petite pause pour s’aérer l’esprit et faire mentalement le point sur votre situation. Échanger avec vos collègues autour de cette boisson noire et chaude – vitale pour tout employé ou presque, permettra de vous détendre avant de retourner au travail. Mais vous connaissez sans doute mieux que moi l’importance de la pause…

 

Rome ne s’est pas construite en un jour, il vous faudra sans doute un peu de temps pour parvenir à une organisation en suivant ces quelques pistes. Mais chez L4M.fr, on a confiance en vous !

Afficher l'image d'origine

A propos de l'auteur